Översikt MENYX OFR

Här beskrivs endast de avsnitt som är relaterade till orderhantering, lager- och inköpsfunktioner.

När det gäller grunduppgifter för artiklar, kunder och leverantörer samt reskontror och statistik beskrivs detta i MENYX FMR . Utlandsfunktioner och fler-användare-system gäller alltså även här.

(Exempel på utskrifter i denna text är bildade med hjälp av html-funktionen i MENYX-utskriftshantering. Utskrifterna är hämtade från en seglivad testdatabas och visar säkert en del orimligheter.)

MENYX OFR gör det möjligt att använda offert, ordererkännande och följesedel vid order- behandling. Det finns också kompletta funktioner för lagerhantering med saldon för varje artikel, inköpshantering, lagerreservering, restorder och inventering.

Offert, ordererkännande

Man kan skriva en enkel offert i systemet och sedan föra den vidare till order om den accepteras.

Offert.

Underlag för offert kan registeras med valfri text plus uppgifter som hämtas ur artikelregistret. Offerten har samma dataformat som orderunderlag och kan därför ombildas till en order.

Ordererkännande.

En offert kan ombildas till ordererkännande och ordererkännandet kan användas i samband med leverans för att bilda en följesedel.

Orderhantering.

En order kan ursprungligen vara en offert men oftast registreras underlaget direkt i samband med beställning. Underlaget identifieras av sitt ordernummer och och kopplas till kundregistret Ordernumret identifierar ordern och följer med ända till faktureringen. Ordern kan kompletteras och förändras vid olika tillfällen så länge den inte är fakturerad. orderlagerbild
Efter fakturering kommer det "nu levererade" att adderas till tidigare levererat.

Man kan överblicka vilka order som finns men inte är levererade, totalt eller för enstaka kund. inneliggande order
Ordern kan ligga kvar även efter faktureringen så länge man önskar. Orderunderlaget används för orderdokumenten och kan kompletteras efter hand.

Följesedel.

I samband med att följesedel har bildats är underlaget klart för fakturering. Flera följesedlar kan sammanföras till samma faktura. Så länge underlaget ej är fakturerat kan det kompletteras och bilda underlag för ny följesedel.

Lager.

En artikel kan vara antingen lagerartikel eller ej, t ex tjänst. Lagerartikel visar både fysiskt lagersaldo och ett disponibelt lagersaldo. I samband med orderregistrering reserveras det beställda antalet, dvs disponibla saldot minskas. För lagerartikeln finns möjlighet att ange en beställningspunkt och uppgift om vilken leverantör som levererar artikeln. Det kan givetvis vara det egna företaget! lagerartikel
För lagerartiklar räknas det fysiska lagersaldot ned i samband med att ordern utlevereras. När en order registreras kan brist uppstå varvid man får möjlighet att åtgärda detta genom en restordernotering, se detta avsnitt.

Inköp.

Genom inköpsfunktionen får man hjälp med att beräkna vad som behöver beställas. man kan också registrera beställningar baserat på leverantörs- och artikelinformation i grunduppgifterna. När man beslutat sig för vilka inköp som ska göras kan man registrera en inköpsorder som skickas till leverantören.

Inköpsförslag

En rapport med inköpsförslag rapport med inköpsförslag kan bildas för valfria leverantörer. Hänsyn tages till bristnoteringar och beställningspunkt varefter förslag om inköpskvantitet beräknas. man kan givetvis välja andra inköpskvantiteter.

Inköpsorder

Inköpsordern registreras på ungefär samma vis som en kundorder. Beställningen sparas och och används sedan i samband med inleveransen varvid man får hjälp att kontrollera att leveransen stämmer med beställningen.

Inleverans

När leveransen kommer kvitteras ordern varvid lagersaldona uppdateras. Om man bestämt ( i installationsuppgifterna) att lagerpriserna ska omräknas med ledning av aktuellt inköpspris görs detta, dvs lagerpriset viktas mot inköpspriset så att lagervärdet blir korrekt.

Kundordrar som varit bristnoterade förses med en notering om att de nu kan levereras, vilket man kan se i frågerutinen. inneliggande order

Restorderhantering

Restorderhanteringen sköts med hjälp av lagersaldouppgifter och den aktuella kundordern.

Bristnotering

I samband med att en orders artikelrader registreras, undersöks om det disponibla lagret täcker de önskade kvantiteten. Vid brist görs en bristnotering och en restordernotering görs. ordern förses med en notering om att brist finns. restrad

Inleveransens effekt på bristnoteringar

När man registrerar inleveransen, baserat på en tidigare lagd inköpsorder (beställning), kontrolleras om det finns bristnotering för artiklar, som täcks av inleveransen. Motsvarande kundorders bristnotering hävs , och får en markering om detta (se nedan "Brist hävd"). frislappt

Manuell restorderhantering

Restnoteringar behandlas automatiskt i samband med inleveranser. I en fristående rutin kan man dessutom behandla restnoterade kundorder med hänsyn till lagersaldon eller andra omständigheter varöver endast en klok människa råder. restbehandling

Inventering.

Inventeringsunderlag, kan bildas och användas för att genomföra fysisk inventering. Därefter ska man föra in de nya lagersaldona där kolumnen för inventerade värden fylls i. invregistrering
Om inventeringsdifferenser finns beräknas värdet av dessa i en inventeringsrapport, som kan användas som underlag i bokföringen.

Butiksrutin.

En separat funktion finns för användning vid butiksförsäljning. Här registreras försäljning på enklaste sätt och ett kontantkvitto bildas. Samtididigt påverkas lagret. Större text används för att öka läsbarheten vid kassan. Här har man givetvis möjlighet att ansluta streckkodsläsare och särskild skrivare.

En konteringsjournal bildas och konteringssammandrag bildas för bokföringen.

butik
(Bilden beskuren och totalraden har lyfts upp)

Möjlighet till anpassning av arbetsplatserna

Det kompletta systemet kan användas via nedanstående meny. Om man använder endast en dator kan det vara lämpligt. För det större företaget kan man enkelt fördela de olika funktionerna på valfritt antal arbetsplatser. ofrtotalmeny

Genom att exempelvis placera butiksfunktionen (se ovan) i en pc erhåller man en lämplig kassafunktion som ur lagersynpunkt är integrerad med de övriga delarna.

Man kan gruppera de delar man önskar ha tillsammans och placera i en pc. Alla delarna använder den gemensamma databasen varigenom man uppnår stor flexibilitet.